7 typische Fehler bei der CRM-Nutzung

Ein CRM ist nur so gut wie die Daten, die darin liegen. Wenn Datensätze unvollständig, veraltet oder widersprüchlich sind, wird das System schnell wertlos.

Typische Beispiele aus KMU:

• Kontakte werden doppelt erfasst (einmal in Outlook, einmal im CRM).

• Telefonnummern fehlen oder sind nicht mehr gültig.

• Wichtige Notizen liegen in Excel, Word oder im Kopf der Mitarbeitenden.

Folgen:

• Fehler in Angeboten und Rechnungen.

• Verlorene Leads, weil wichtige Informationen fehlen.

• Misstrauen im Team gegenüber den Daten.

Lösung mit Zoho Bigin:

• Pflichtfelder und Validierungsregeln stellen sicher, dass alle relevanten Daten erfasst werden.

• Dublettenprüfung verhindert Mehrfacheinträge.

• Mobile App ermöglicht schnelle Aktualisierung von unterwegs.

Viele KMU nutzen ihr CRM wie eine digitale Kartei: Kontakte eingeben, fertig. Dabei liegt der eigentliche Nutzen in der Automatisierung.

Was fehlt ohne Automatisierung:

• Follow-up-E-Mails werden vergessen.

• Termine werden nicht nachgefasst.

• Routineaufgaben kosten täglich wertvolle Zeit.

Beispiel aus der Praxis:
Ein Kunde ruft an und fragt nach einem Angebot. Der Vertrieb verspricht, es noch am selben Tag zu senden – vergisst es aber. Im CRM wäre eine automatische Aufgabe oder Erinnerung ausgelöst worden.

Mit Zoho Bigin:

• Automatische Workflows senden Erinnerungen für Follow-ups.

• Sequenzen (z. B. E-Mail-Serie nach einer Anfrage) laufen automatisch.

• Aufgaben werden automatisch verteilt, wenn ein Deal in eine neue Phase rutscht.

Viele Unternehmen arbeiten mit isolierten Systemen: Vertrieb nutzt Excel, Marketing hat Mailchimp, Service arbeitet mit Outlook. Ergebnis: Niemand hat den vollen Überblick.

Folgen:

• Kunde bekommt doppelte E-Mails von verschiedenen Abteilungen.

• Service weiß nichts von offenen Angeboten.

• Vertrieb hat keinen Überblick über Supportfälle.

Mit Zoho Bigin:

• Kontakte, Deals, E-Mails, Anrufe und Notizen sind an einem Ort.

• Integration mit Zoho Desk (Support), Zoho Marketing Automation und Zoho Projects schafft die 360°-Sicht.

• Jeder sieht die komplette Historie eines Kunden – vom Erstkontakt bis zum Servicefall.

CRM wird oft als Kontrollinstrument wahrgenommen: „Jetzt wollen die Chefs alles überwachen.“ Das führt zu Ablehnung oder passiver Nutzung.

Typische Ursachen:

• System wurde „von oben“ eingeführt, ohne die Mitarbeitenden einzubeziehen.

• Schulung fehlt, Mitarbeitende fühlen sich überfordert.

• Mehr Aufwand ohne sichtbaren Nutzen.

Zoho Bigin Vorteil:

• Intuitive Oberfläche, die schnell verstanden wird.

• Klare Pipelines, die das tägliche Arbeiten erleichtern, statt erschweren.

• Mitarbeitende sehen sofort den Nutzen: weniger Suchen, klarere Aufgaben, bessere Zusammenarbeit.

Gerade im Außendienst oder beim Vor-Ort-Service ist der mobile Zugriff entscheidend. Ein CRM, das nur am Desktop funktioniert, ist für viele KMU unbrauchbar.

Beispiele:

• Mitarbeiter vor Ort haben keine aktuellen Kontaktdaten dabei.

• Notizen landen auf Papier und werden nie ins CRM übertragen.

• Termine werden doppelt gebucht, weil Kalender und CRM nicht synchronisiert sind.

Mit Zoho Bigin:

• Mobile App für iOS und Android.

• Direkter Zugriff auf Deals, Kontakte und Aufgaben.

• Sofortige Aktualisierung nach Kundengesprächen.

Ein CRM als „Insel“ ist ineffizient. Wenn Rechnungen, Supporttickets oder Kampagnen separat laufen, entsteht Medienbruch.

Typische Folgen:

• Manuelles Kopieren von Daten.

• Hohe Fehlerquote.

• Kein einheitlicher Datenfluss.

Mit Zoho Bigin:

• Nahtlose Verbindung zu Zoho Books (Rechnungen), Zoho Campaigns/Marketing Automation (Newsletter), Zoho Desk (Support).

• Schnittstellen zu gängigen Tools über Zapier, Make oder Zoho Flow.

• Einheitlicher Datenfluss für alle Abteilungen.

Ein CRM ist kein Tool, das man einmal einführt und dann abhakt. Es braucht eine klare Strategie: Welche Ziele sollen erreicht werden?

Fehler ohne Strategie:

• CRM wird zum Selbstzweck.

• Keine klare Erfolgsmessung.

• Projekte scheitern oder verlaufen im Sande.

Besser mit Zoho Bigin:

• Klar definierte Pipelines, die an den Unternehmensprozessen ausgerichtet sind.

• Reporting-Funktionen zeigen Fortschritte und Engpässe.

• Möglichkeit, jederzeit auf Zoho CRM Enterprise zu erweitern, wenn das Unternehmen wächst.

Ein Sanitärbetrieb nutzte bisher Excel und Outlook. Angebote wurden per Word erstellt, Aufträge per Hand nachverfolgt. Nach Einführung von Zoho Bigin:

• Alle Anfragen laufen über ein Webformular ins CRM.

• Automatische Follow-ups sichern, dass kein Kunde vergessen geht.

• Außendienst sieht am Tablet sofort offene Angebote.

• Umsatzsteigerung von 18 % im ersten Jahr, weil Chancen nicht mehr liegenbleiben.

• Einfach: In wenigen Stunden einsatzbereit.

• Bezahlbar: Schon ab wenigen Euro pro Nutzer im Monat.

• Flexibel: Mit dem Unternehmen wachsend.

• Verlässlich: Teil der Zoho One Suite mit über 55 Apps.

Viele KMU brauchen nicht sofort ein Enterprise-CRM. 

Sie brauchen eine Lösung, die heute funktioniert – und morgen mitwachsen kann. 

Genau dafür wurde Zoho Bigin entwickelt.

Die 7 Fehler bei der CRM-Nutzung sind kein Schicksal. Mit einem klaren Fokus auf Datenqualität, Automatisierung, Integration und Teamakzeptanz kann ein CRM zum echten Wachstumsmotor werden.

Für KMU heisst das: Statt in überdimensionierte Systeme zu investieren, lohnt sich der schlanke Start mit Zoho Bigin.

Wer mehr braucht, kann jederzeit auf Zoho CRM Enterprise umsteigen – ohne Datenverlust, ohne Neuanfang.

👉 Meine Empfehlung: Starte pragmatisch, halte es einfach, und nutze das volle Potenzial Schritt für Schritt. Wenn du wissen willst, wie du dein nächstes KMU-Mailing erfolgreich umsetzt, findest du hier weitere Impulse.

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