Zu viele Projekte, zu wenig Überblick?

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Warum gute Projekte trotzdem scheitern

Viele KMU kennen das Spiel: volle Auftragsbücher, aber trotzdem das Gefühl, nie richtig durchzublicken, eines der vielen Probleme in Schweizer KMU.
Das Team ist überlastet, obwohl scheinbar gar nicht so viele Projekte laufen. Oder umgekehrt: Die Monteure stehen plötzlich herum, weil Aufträge sich verzögern oder schlecht koordiniert sind.

Genau so war es bei ENPRO Energiearchitekten AG, einem führenden Schweizer Unternehmen im Bereich Solartechnik.

Die Verantwortlichen wussten: Die Nachfrage ist da – aber Planung, Koordination und Auswertung liefen auf zu vielen Inseln. CRM, Projektlisten, Zeitrapporte und Forecasts existierten nebeneinander – aber nicht miteinander.

Die Ausgangslage: Wenn Excel an seine Grenzen kommt

Wie viele KMU hatte auch ENPRO ihre Auslastung jahrelang in Excel geplant.


Mit wachsender Projektzahl wurde das zum Risiko:

  • Jede Datei war ein Unikat.

  • Makros liefen fehleranfällig.

  • Änderungen wurden doppelt oder gar nicht eingetragen.


Vor allem fehlte der Überblick:
Wie stark ist das Team wirklich ausgelastet?
Welche Projekte ziehen sich?
Und was bedeutet ein neuer Auftrag für die kommenden Wochen?


Diese Fragen konnten nur mit viel Bauchgefühl beantwortet werden – und das ist keine Basis für sauberes Wachstum.

Der Schlüsselmoment: CRM und Projekte endlich verbinden

Mit Zoho One führte ENPRO eine integrierte Lösung ein, die Vertrieb, Projektabwicklung und Nachkalkulation miteinander verbindet.
Die Einführung wurde zusammen mit Marketing Autopilot umgesetzt – Schritt für Schritt, pragmatisch und auf den realen Arbeitsalltag abgestimmt.


So sieht der Ablauf heute aus:

  1. Lead im Zoho CRM erfassen
    Jede Anfrage landet direkt im CRM. Dort wird sie einer Region, einem Ansprechpartner (Berater und Verkäufer) und einer Priorität zugeordnet.
    Beispiel: „Privatkunde, 12 kWp-Anlage, Region Aargau.“

  2. Deal anlegen und begleiten
    Der Vertrieb begleitet den Lead durch die Phasen „Erstgespräch – Offerte – Verhandlung – Abschluss“.
    Alle Dokumente, E-Mails und Notizen bleiben im CRM – keine verstreuten Mails oder Laufwerke mehr.

  3. Automatische Projekterstellung
    Sobald ein Deal gewonnen wird, erstellt Zoho automatisch ein Projekt in Zoho Projects.
    Projektname, Kunde, Adresse, Offertendetails – alles wird direkt übernommen.
    Der Projektleiter erhält sofort seine Aufgabenübersicht.

  4. Zeitrapport und Fortschrittskontrolle
    Die Techniker erfassen ihre Stunden direkt über die Handy-App im Projekt.
    So entsteht ein Echtzeit-Bild über Aufwand, Fortschritt und Kosten – ohne Nachrechnungen.

  5. After Action Review
    Nach Abschluss wird das Projekt bewertet:
    Wie gut war die Planung? Wo gab es Abweichungen?
    Diese Daten fliessen zurück ins CRM und verbessern die Preisdefinition für künftige Deals.

Der Nutzen in Zahlen und Wirkung

  • 100 % Transparenz über laufende Projekte und Ressourcen

  • Weniger Überlastung, weil Planung realistisch statt gefühlt erfolgt

  • Automatische Rückmeldungen aus der Praxis für den Vertrieb

  • Zeitgewinn durch automatisierte Übergaben zwischen CRM und Projects


Das Entscheidende: Das System denkt mit.
Neue Projekte entstehen automatisch aus gewonnenen Deals, Stunden laufen in Echtzeit zurück – und das Management sieht im Dashboard, wann die nächste Kapazitätslücke droht.

Lernen aus Daten statt aus Fehlern

ENPRO nutzt heute Zoho Analytics, um historische Daten auszuwerten und die Auslastung zu prognostizieren.

So erkennen sie frühzeitig, wann zusätzliche Kapazität nötig ist – oder wann es sich lohnt, den Vertrieb kurz zu drosseln.


Was früher Gefühlssache war, ist heute messbar.

Fazit:

Personalplanung in Excel mag am Anfang genügen – aber spätestens ab fünf parallel laufenden Projekten kippt das System.
Wer wachsen will, braucht verbundene Daten statt lose Tabellen.


ENPRO zeigt, wie sich saubere Prozesse, kluge Tools und realistische Planung kombinieren lassen – ohne mehr Aufwand, sondern mit mehr Überblick.

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Toschi

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