Digitalisierung verstehen, anwenden, profitieren – so funktioniert’s im KMU

Viele KMU sagen: „Wir können noch nicht starten, unsere Prozesse sind nicht definiert.“ Das klingt auf den ersten Blick vernünftig – tatsächlich ist es aber der grösste Fehler. Denn genau dann besteht Handlungsbedarf: Ein unklarer Prozess wird durch Digitalisierung nicht besser, sondern nur schneller chaotisch.

• Du brauchst kein 200-seitiges Prozesshandbuch.

• Es reicht, die wichtigsten Abläufe grob zu skizzieren – zum Beispiel den Weg vom Lead bis zur Rechnung.

• Schon ein halbtägiger Workshop mit den Schlüsselpersonen genügt, um die Kernprozesse sichtbar zu machen.

Hilfsmittel für KMU

• Zoho Vani: einfache App, um Prozesse visuell aufzumalen – verständlich, ohne IT-Vorkenntnisse.

• Zoho WorkDrive: Ablage für diese Skizzen, damit sie für alle zugänglich bleiben.

• Zoho CRM: sobald die groben Abläufe klar sind, können sie direkt in einfachen Pipelines abgebildet werden.

Praxisbeispiel (Schweiz)

Ein Handwerksbetrieb im Aargau hatte seine Auftragsbearbeitung jahrelang „im Kopf“ geführt. Jeder wusste ungefähr, was zu tun war – bis zwei Mitarbeitende krank wurden. Plötzlich brach Chaos aus: keine klaren Zuständigkeiten, doppelte Materialbestellungen, vergessene Termine. Erst als die wichtigsten Schritte in einem einfachen Flow aufgemalt wurden, kam Ordnung rein. Danach konnte man mit Zoho Bigin die Pipeline so einrichten, dass jeder Auftrag automatisch den richtigen Status und die nächste Aufgabe bekam.

Der Nutzen

• Klarheit für alle: Jeder weiss, was wann zu tun ist.

• Bessere Digitalisierung: Nur definierte Prozesse lassen sich sinnvoll automatisieren.

• Schneller Start: Schon mit einer einfachen Skizze kannst du im CRM beginnen – der Rest wächst mit.

👉 Wichtig: fehlende Prozessdokumentation ist keine Entschuldigung, die Digitalisierung aufzuschieben. Im Gegenteil: Gerade dann ist der Handlungsbedarf am grössten.

Besprechungen sind in KMU unverzichtbar – ob Baustellen-Meeting, Kundengespräch oder interne Sitzung. Doch allzu oft landen die Notizen auf Papier, in Word-Dokumenten oder in privaten Notiz-Apps. Folge: Informationen versanden, Aufgaben werden vergessen, Doppelarbeit entsteht.

• Notizen gehören ins CRM, direkt beim Lead, Kontakt oder der Firma.

• Meeting-Protokolle werden sofort hinterlegt, nicht erst Tage später.

• Aufgaben aus Meetings werden gleich als To-dos im CRM erstellt.

Hilfsmittel für KMU

• Zoho CRM/Bigin: Notizfunktion bei jedem Datensatz.

• Zoho Meeting: Online-Meetings inkl. Aufzeichnung und Transkript.

• Zoho Projects: Aufgaben aus Meetings sofort als Aufgabe anlegen, mit Frist und Verantwortlichem. → Verbindet Protokoll und Umsetzung.
  

• Zoho Writer: für formale Protokolle (z. B. VR-Sitzungen), die automatisch mit CRM-Datensätzen verknüpft werden können.

Praxisbeispiel (Schweiz)

Ein kleiner Industrie-Zulieferer im Kanton Aargau hielt Projektbesprechungen bislang mit handschriftlichen Notizen fest. Nach ein paar Wochen wusste niemand mehr, was vereinbart worden war. Heute schreibt der Projektleiter seine Punkte direkt ins CRM beim jeweiligen Kunden, und wichtige Aufgaben werden gleich in Zoho Projects angelegt. So weiss jeder sofort, wer was bis wann erledigt. 

Ergebnis: deutlich weniger Rückfragen, schnellere Umsetzung, und alle Beteiligten sehen im Projektplan den aktuellen Stand.

Der Nutzen

• Kein Informationsverlust: alles bleibt beim richtigen Kunden gespeichert.

• Verbindlichkeit: Aufgaben sind dokumentiert und nachverfolgbar.

• Weniger Chaos: jeder weiss, was beschlossen wurde – ohne Nachfragen.

Viele KMU haben ihre Auftragsbearbeitung über verschiedene Insel-Lösungen verteilt: ein Angebot in Word, die Auftragsbestätigung in Excel, die Rechnung vielleicht in einem separaten Buchhaltungsprogramm. Das führt fast zwangsläufig zu Übertragungsfehlern, Doppelarbeit und unnötigem Aufwand.

• Aufträge gehören ins CRM. Von der Offerte bis zur Auftragsbestätigung ist alles am Kunden- oder Projekt-Datensatz dokumentiert.

• Debitorenrechnungen können direkt aus dem CRM erstellt werden. So entfällt das manuelle Kopieren von Beträgen oder Kundendaten.

• Schnittstellen zu externen Buchhaltungssystemen wie Bexio sorgen dafür, dass Rechnungen in der FIBU sauber ankommen – ohne Doppel-Erfassung.

Hilfsmittel für KMU

• Zoho Bigin/CRM: Offerten, Auftragsbestätigungen und Rechnungen direkt aus der Pipeline erstellen.

• Zoho Books (eingeschränkt in CH): für Debitorenrechnungen einsetzbar, FIBU/Mehrwertsteuer, aber noch nicht unbedingt CH-tauglich.

• Bexio + API: Für viele Schweizer KMU weiterhin Standard in der FIBU. Über eine Schnittstelle lassen sich Rechnungsdaten aus Zoho nahtlos übertragen.

• Zoho Flow: Automatisierungen zwischen CRM/Bigin und Buchhaltung, damit keine Rechnung vergessen oder doppelt verschickt wird.

Praxisbeispiel (Schweiz)

Ein Elektroinstallationsbetrieb im Kanton Zürich schrieb seine Offerten in Word und erstellte Rechnungen manuell in Bexio. Immer wieder passierten Zahlendreher oder Rechnungen wurden verspätet verschickt. Mit Zoho Bigin erstellt der Betrieb nun Offerten direkt aus der Pipeline, und beim Abschluss eines Deals wird automatisch eine Rechnungsvorlage erzeugt. Über die Schnittstelle zu Bexio laufen die Rechnungen direkt in die Buchhaltung. 

Ergebnis: schnellerer Cashflow und weniger Fehler – und der Geschäftsführer sieht jederzeit, welche Rechnungen draussen sind.

Der Nutzen

• Weniger Übertragungsfehler: Daten werden nur einmal erfasst.

• Schnellere Rechnungsstellung: Offerte → Auftrag → Rechnung passiert in einem Fluss.

• Besserer Überblick: Offene Rechnungen und Pipeline sind an einem Ort sichtbar.

Was heisst das konkret?

• Prozesse gehören sichtbar gemacht. Schon ein einfaches Schaubild oder eine Pipeline im CRM zeigt, welche Schritte es gibt.

• Automatische Workflows entlasten. Standardaufgaben wie Erinnerungen, Folgeaufgaben oder Status-Updates laufen im Hintergrund ab.

• Verantwortlichkeiten werden klar. Jeder weiss, wer den nächsten Schritt hat.

Hilfsmittel für KMU

• Zoho Bigin/CRM: Pipelines abbilden, Statuswechsel sichtbar machen.

• Zoho Flow: Automatisierungen zwischen Apps (z. B. sobald ein Auftrag abgeschlossen ist, geht automatisch eine Aufgabe an den Innendienst).

• Zoho Mail/Desk: durch Workflows direkt mit dem CRM verbinden, damit die Kommunikation gleich im Prozess landet.

• Zoho Vani: für einfache Visualisierungen, damit Mitarbeitende einen Überblick haben.

Praxisbeispiel (Schweiz)

Ein Sanitärunternehmen im Kanton Luzern hatte oft Probleme mit vergessenen Aufträgen. Die Sekretärin erstellte Excel-Listen, die aber nie aktuell waren. Seit der Umstellung auf Zoho Bigin sieht jeder Auftrag in der Pipeline sofort seinen Status: „Offerte erstellt“, „Auftrag bestätigt“, „Material bestellt“, „Fertigstellung“. Mit Workflows wird automatisch eine Erinnerung verschickt, wenn ein Auftrag länger als 10 Tage ohne Statuswechsel bleibt.

Ergebnis: kein Auftrag geht mehr vergessen, und die Durchlaufzeiten haben sich um rund 30 % verkürzt.

Der Nutzen

• Mehr Transparenz: Jeder sieht den Stand der Dinge.

• Weniger Fehler: Workflows übernehmen Routineaufgaben zuverlässig.

• Schnellere Abläufe: Aufträge laufen reibungsloser durch die Pipeline.

• HR-Prozesse gehören digitalisiert: Arbeitszeiten, Ferien, Absenzen müssen nicht mehr auf Papierlisten geführt werden.

• Ein Mitarbeiter-Handbuch ist Pflicht: Anleitungen, Videos und Prozesse für den Alltag – damit jeder sofort weiss, wie es läuft.

• Interne Kommunikation gehört zentralisiert: nicht über WhatsApp oder private Mails, sondern im Firmenchat.

Hilfsmittel für KMU

• Zoho People: für klassische HR-Prozesse wie Arbeitszeit- und Ferienverwaltung. Besonders praktisch: Auch Mitarbeitende im Aussendienst oder in der Werkstatt können eigene Accounts für wenige Euro – oder teilweise sogar kostenlos – nutzen, um ihre Zeiten zu erfassen und die für sie relevanten Funktionen zu verwenden.

• Zoho Learn: ideale Plattform für ein digitales Mitarbeiter-Handbuch inkl. Videos und Schritt-für-Schritt-Anleitungen. Inhalte können auch extern freigegeben werden, sodass selbst Mitarbeitende ohne Zoho-Account Zugriff haben.

• Zoho WorkDrive: sichere Ablage aller Unterlagen, zentral für alle verfügbar.

• Zoho Cliq: interne Kommunikation und Team-Chat, vergleichbar mit Microsoft Teams. Gespräche können ebenfalls extern freigegeben werden, sodass auch Mitarbeitende ohne Zoho-Account eingebunden werden.

Praxisbeispiel (Schweiz)

Ein KMU im Baugewerbe aus dem Kanton Aargau nutzte bisher Excel für Ferienplanung und schickte Arbeitsanweisungen per E-Mail. Das führte zu Missverständnissen und doppelten Abklärungen. Heute werden Arbeitszeiten und Ferien in Zoho People erfasst, wobei Servicetechniker im Aussendienst mit einem günstigen Mitarbeiterzugang ihre Zeiten bequem via Smartphone eintragen. Das digitale Mitarbeiter-Handbuch steht in Zoho Learn bereit und ist auch für externe Mitarbeitende zugänglich. Für schnelle Abstimmungen setzt das Team auf Zoho Cliq – ähnlich wie Microsoft Teams, aber nahtlos in die Zoho-Umgebung integriert. 

Ergebnis: neue Mitarbeitende finden sich deutlich schneller zurecht, und erfahrene Mitarbeitende sparen Zeit.

Der Nutzen

• Effizienz im HR: weniger Papierkram, alles zentral erfasst.

• Besseres Onboarding: Wissen bleibt im Unternehmen, neue Leute sind schneller fit.

• Klare Kommunikation: keine WhatsApp-Chaosgruppen mehr, sondern ein professionelles Team-Tool.

Seit dem 1. September 2023 gilt in der Schweiz das revidierte Datenschutzgesetz (nDSG). Für viele KMU bedeutet das: Sie müssen klar regeln, wo Kundendaten gespeichert werden, wie lange sie aufbewahrt werden dürfen und wie Einwilligungen verwaltet werden. Wer hier nicht sauber arbeitet, riskiert hohe Bussen – oder noch schlimmer: den Vertrauensverlust bei Kunden.

• Kundendaten DSG-konform speichern: Daten müssen auf Servern liegen, die den gesetzlichen Anforderungen entsprechen.

• Transparenz schaffen: Kunden müssen erfahren können, welche Daten gespeichert sind und wie sie genutzt werden.

• Lösch- und Aufbewahrungsfristen einhalten: Daten dürfen nicht „für immer“ gespeichert werden, sondern nur solange, wie es rechtlich notwendig ist.

Hilfsmittel für KMU

• Zoho One (EU-Data Center): Schweizer KMU können ihre Daten im europäischen Rechenzentrum hosten lassen – DSGVO- und nDSG-konform.

• Zoho CRM/Bigin: DSGVO-Felder für Einwilligungen, Opt-in/Opt-out-Management, Lösch- und Exportfunktionen.

• Zoho WorkDrive: sichere Dokumentenablage mit klaren Zugriffsrechten und Protokollen.

• Zoho Vault: Passwort-Management für Mitarbeitende, damit sensible Zugänge nicht in Excel oder auf Post-its landen.

Praxisbeispiel (Schweiz)

Ein Treuhandbüro in Zürich nutzte bislang eine Mischung aus Excel und lokal gespeicherten Kundendaten. Mit Inkrafttreten des nDSG stand die Frage im Raum: „Sind wir überhaupt gesetzeskonform?“ . Die Umstellung auf Zoho One mit Hosting im EU-Rechenzentrum brachte Klarheit. Kundendaten liegen heute sicher, Zugriffe sind sauber protokolliert, und Einwilligungen werden direkt im Zoho CRM verwaltet. Damit konnte das Unternehmen nicht nur die gesetzlichen Anforderungen erfüllen, sondern auch gegenüber Kunden das Vertrauen stärken.

Der Nutzen

• Rechtssicherheit: nDSG- und GDPR-konforme Datenhaltung.

• Vertrauen bei Kunden: klare Kommunikation über Datenschutz.

• Weniger Risiko: geringere Gefahr von Bussen oder Image-Schäden.

Viele Entscheidungen in KMU werden immer noch nach Bauchgefühl getroffen: „Das lief letztes Jahr gut, also machen wir es wieder so.“ Doch Märkte ändern sich schnell, Kundenbedürfnisse auch. Wer hier keine Datenbasis hat, riskiert Fehlinvestitionen und verpasste Chancen.

• Kennzahlen müssen sichtbar sein. Nicht erst am Jahresende beim Steuerberater, sondern jederzeit im Alltag.

• Dashboards helfen bei der Steuerung. Umsatzentwicklung, offene Offerten, Cashflow oder Service-Anfragen gehören auf einen Blick visualisiert.

• Szenarien ermöglichen Weitsicht. „Was passiert, wenn der Umsatz 20 % zurückgeht?“ oder „Welche Auswirkung hat ein neuer Mitarbeiter?“ – solche Fragen müssen einfach beantwortbar sein.

Hilfsmittel für KMU

• Zoho Analytics: verbindet Daten aus CRM, Bigin, Books, Projects und anderen internen und externen Quellen. Dashboards lassen sich individuell bauen.

• Ask Zia (KI): erlaubt Ad-hoc-Fragen in natürlicher Sprache („Wie viele Offerten sind diesen Monat noch offen?“).

• Zoho CRM/Bigin: liefert die Basisdaten – Leads, Aufträge, Kundenverläufe usw.

• Zoho Books (nur eingeschränkt in CH): für Debitorendaten; für komplette Buchhaltung weiterhin Treuhänder/Bexio nutzen, aber über Schnittstellen können relevante Kennzahlen in Analytics einfliessen.

Praxisbeispiel (Schweiz)

Ein KMU aus dem Bereich Metallbau im Kanton Bern hatte kaum Überblick, welche Aufträge rentabel waren. Entscheidungen wurden mehrheitlich nach Erfahrung des Chefs getroffen. Mit einem Dashboard in Zoho Analytics, das Daten aus Bigin (Aufträge), Books (Debitoren) und Projects (Zeiterfassung) kombiniert, sieht er heute sofort, welche Projekte Gewinn bringen und wo Verluste drohen. Zudem kann er mit Ask Zia Fragen stellen wie: „Welche Kunden haben die höchste Zahlungsmoral?“ – Antworten gibt’s in Sekunden. 

Ergebnis: bessere Preisgestaltung und gezieltere Investitionen.

Der Nutzen

• Bessere Entscheidungen: auf Basis von Zahlen statt Bauchgefühl.

• Transparenz: aktuelle KPI-Dashboards geben Überblick.

• Zukunftssicherheit: Szenarien helfen, Risiken früh zu erkennen.

Viele KMU konzentrieren sich voll auf das Tagesgeschäft – und haben kaum Zeit, ihre Mitbewerber oder neue Trends im Auge zu behalten. Das Problem: Während man selbst beschäftigt ist, gehen andere mit besseren Angeboten oder neuen Ideen an den Markt. So verlieren KMU unbemerkt Marktanteile.

• Regelmässige Marktbeobachtung ist Pflicht. Welche Preise verlangt die Konkurrenz? Welche Dienstleistungen sind neu im Angebot?

• Trends müssen erkannt werden. Ob Digitalisierung, Nachhaltigkeit oder neue Kundenbedürfnisse – wer früh reagiert, hat einen Vorsprung.

• Informationen gehören ins CRM. So können Kundenkontakte gleich mit relevanten Marktinfos verknüpft werden.

Hilfsmittel für KMU

• Zoho Analytics: kombiniert eigene Verkaufszahlen mit externen Datenquellen (z. B. Branchenstatistiken, Marktberichte).

• Zoho CRM/Bigin: Mitbewerber können als eigene Entitäten geführt werden – inkl. Vergleich zu eigenen Deals.

• Zoho Marketing Automation: ermöglicht Monitoring von Wettbewerbern (z. B. über Newsletter-Analysen).

• KI-Tools wie ChatGPT/Websuche: liefern schnelle Trendübersichten oder Wettbewerbsanalysen, die dann im CRM abgelegt werden können.

Praxisbeispiel (Schweiz)

Ein Handelsunternehmen im Kanton St. Gallen stellte fest, dass es immer häufiger gegen denselben Mitbewerber verlor. Erst durch die Erfassung der Wettbewerber im Zoho CRM wurde sichtbar, in welchen Regionen und bei welchen Produkten der Konkurrent besonders stark war. Mit einem ergänzenden Analytics-Dashboard und KI-gestützter Trendbeobachtung (Preisvergleiche, Branchennews) konnte das Unternehmen seine Angebote anpassen.

Ergebnis: Die Abschlussquote bei Angeboten stieg um rund 15 %.

Der Nutzen

• Wettbewerbsvorteil: Frühzeitig erkennen, wo die Konkurrenz stark wird.

• Strategische Anpassung: Preise, Leistungen und Marketing gezielt steuern.

• Besseres Kundenverständnis: Infos aus dem Markt direkt mit Kundenbeziehungen verknüpft.

Excel war über Jahre das „Allzweck-Tool“ in vielen Schweizer KMU – gerade wenn es um Messekontakte oder Adresslisten ging. Doch solche Listen sind fehleranfällig, umständlich zu pflegen und meist nicht mit dem Verkaufsprozess verknüpft. Das führt dazu, dass Kontakte zwar gesammelt, aber nur selten konsequent nachbearbeitet werden.

Was heisst das konkret?

• Kontakte gehören ins CRM oder Bigin, nicht in Excel. Nur so sind sie für alle sichtbar und im Verkaufsprozess integriert.

• Messekontakte können direkt digital erfasst werden – z. B. per Formular oder App – und landen noch während der Messe in der Pipeline.

• Follow-ups laufen automatisch, ohne dass jemand manuell Serienbriefe oder Mails verschicken muss.

Hilfsmittel für KMU

• Zoho Bigin/CRM: zentrale Verwaltung aller Kontakte, Leads und Deals.

• Zoho Forms/Messe App: Messe-Leads oder Eventkontakte direkt ins CRM einspeisen.

• Zoho Flow: automatische Weiterleitung von Kontakten aus externen Quellen (z. B. Outlook, Eventbrite) ins CRM.

• Zoho Marketing Automation: sofortige Follow-up-Kampagnen, personalisierte E-Mails, Lead-Scoring.

Praxisbeispiel (Schweiz)

Früher lief es bei uns – wie bei vielen KMU – noch ganz analog: Bei Chronoflex und später bei Avesco wurden die Messekontakte direkt am Stand in Excel erfasst, auf einem Laptop ohne Internet. Am Abend ging die Datei per Mail ins Büro, wo eine Mitarbeiterin noch am selben Abend einen Serienbrief vorbereitete. Die Briefe mit Prospekten wurden extra von Langenthal nach Bern an die Hauptpost gebracht, weil man nur dort bis 21 Uhr noch aufgeben konnte. So hatten die Besucher am nächsten Tag unsere Unterlagen im Briefkasten.

Heute geht das wesentlich einfacher: Mit Zoho Bigin werden die Kontakte schon während der Messe digital erfasst, automatisch ins CRM übernommen und sofort einer Pipeline zugeordnet. Noch am selben Abend startet eine personalisierte Follow-up-Kampagne via Zoho Marketing Automation. Das spart Zeit, Porto und Nerven – und Interessenten erhalten sofort die passenden Informationen, während der Messe-Eindruck noch frisch ist.

Der Nutzen

• Kein Kontakt geht verloren: Alle Leads landen sofort im System.

• Schnelleres Nachfassen: Automatisierte Mails erreichen Kunden innerhalb von Stunden, nicht Tagen.

• Mehr Abschlüsse: Interessenten werden gezielt weiterbearbeitet, statt als Excel-Zeile zu verstauben.

Viele KMU investieren viel Zeit ins „Drumherum“: E-Mails mit Terminvorschlägen hin- und herschicken, Leads manuell nachfassen oder Offertenlisten durchsehen. Das bindet Ressourcen und führt oft dazu, dass potenzielle Kunden lange auf eine Antwort warten – und sich in der Zwischenzeit vielleicht schon bei der Konkurrenz melden.

• Termine online buchbar machen: Kunden wählen direkt einen freien Slot im Kalender – ohne Telefon-Pingpong.

• Sales-Funnel automatisieren: Vom ersten Kontakt über Follow-up-Mails bis zum Beratungsgespräch läuft ein klarer Prozess.

• Leads qualifizieren: Nicht jeder Interessent ist sofort kaufbereit – Automationen helfen, den richtigen Zeitpunkt zu erkennen.

Hilfsmittel für KMU

• Zoho Bookings: Kunden vereinbaren Termine selbst, synchronisiert mit deinem Kalender.

• Zoho Marketing Automation: baut automatisierte E-Mail-Funnels, pflegt Leads und erinnert an offene Angebote.

• Zoho CRM/Bigin: bildet die Sales-Pipeline ab und zeigt klar, wo welcher Kontakt steht.

• Zoho Meeting / Webinar: direkte Einbindung für Online-Beratungen, ohne externe Tools.

Praxisbeispiel (Schweiz)

Eine Beratungsfirma im Kanton Aargau verschickte früher E-Mails mit Terminvorschlägen und verlor oft Tage, bis ein Gespräch zustande kam. Heute nutzen sie Zoho Bookings, sodass Interessenten sofort einen passenden Termin auswählen können. Parallel läuft ein automatisierter Funnel in Zoho Marketing Automation, der neue Leads mit relevanten Infos versorgt, bevor der erste Termin stattfindet. 

Ergebnis: Weniger administrativer Aufwand, schnellere Kontaktaufnahme und besser vorbereitete Kunden im Erstgespräch.

Der Nutzen

• Weniger Aufwand: Termine und Funnel laufen automatisch.

• Mehr Professionalität: Kunden erleben einen reibungslosen Prozess.

• Höhere Abschlussquote: Weil Leads gepflegt und vorbereitet ins Gespräch kommen.